Checklist congres adviseren

Total
0
Shares
Checklist congres adviseren
Table of Contents Hide
  1. Checklist congres adviseren
    1. Inhoud
    2. Voordat een congres plaats vind moet er van alles geregeld worden. De locatie en gastsprekers moeten geboekt worden, bezoekers moeten uitgenodigd worden en de catering moet verzorgt worden. Om te voorkomen dat er dingen vergeten worden is het handig om een checklist op te stellen.
    3. Budgettering
    4. Iets wat bij allerlei soorten evenementen lastig blijft om te voorspellen zijn de budgetten. Begin met het opstellen van een lijst van kosten. Verdeel deze in variabel en vast. Bij vaste kosten moet je denken aan zaken zoals gemaakte uren van het congresadviesbureau, de huur voor de zaal en technische apparatuur en het drukwerk. Bij variabele kosten zijn de catering en bijvoorbeeld de deelnemersregistratie van belang. Om de kans op budget overschrijding te verkleinen kun je een post onvoorziene kosten toevoegen van zo’n 10% van het gehele budget. Er komen vaak onverwachte kosten en problemen bij, met dit budget zou je deze moeten kunnen dekken. Maak een medewerker verantwoordelijk voor de budgettering. Deze persoon maakt de keus of een uitgave veroorloofd kan worden of dat het te veel is. Vraag ook altijd minimaal bij drie verschillende bedrijven een offerte aan om te controleren of je niet te veel betaald. Posten die redelijk vaak over het hoofd worden gezien zijn kosten zoals: schoonmaakkosten, incl of excl BTW of de de huur van het congrescentrum, is dit inclusief stoelen en dergelijke is of juist niet. Lees altijd in iedere offerte de kleine lettertjes om problemen te voorkomen. Laat contracten ook altijd door meerdere personen lezen zodat je niks over het hoofd ziet.
    5. De juiste congresdatum kiezen
    6. Een congresdatum kan niet zo maar gekozen worden. Een aantal factoren moeten hierbij overwogen worden. Zijn er in de buurt vergelijkbare congressen? Zo ja, op welke datum vinden deze plaats? Je wil namelijk niet twee congressen met hetzelfde onderwerp in dezelfde week plaats laten vinden. Plan een congres nooit op een feestdag of in vakantieperiodes. Een feestdag of vakantie betekent dat werkend Nederland vrij is en nauwelijks mensen interesse heeft. Kies ook altijd de juiste dag. Maandag is nauwelijks geschikt doordat er op die dag vaak werkoverleg plaats vind. Ook woensdag en vrijdag zijn minder geschikt omdat mensen dan vaak vrij zijn. Kies dus voor safe en stel een dinsdag of donderdag vast. Wanneer je jaarlijks een congres houdt is het verstandig om dit kenbaar te maken bij het publiek zodat zij hier rekening mee kunnen houden.
    7. Marketing

Checklist congres adviseren


Voordat een congres plaats vind moet er van alles geregeld worden. De locatie en gastsprekers moeten geboekt worden, bezoekers moeten uitgenodigd worden en de catering moet verzorgt worden. Om te voorkomen dat er dingen vergeten worden is het handig om een checklist op te stellen.



Budgettering

Iets wat bij allerlei soorten evenementen lastig blijft om te voorspellen zijn de budgetten. Begin met het opstellen van een lijst van kosten. Verdeel deze in variabel en vast. Bij vaste kosten moet je denken aan zaken zoals gemaakte uren van het congresadviesbureau, de huur voor de zaal en technische apparatuur en het drukwerk. Bij variabele kosten zijn de catering en bijvoorbeeld de deelnemersregistratie van belang. Om de kans op budget overschrijding te verkleinen kun je een post onvoorziene kosten toevoegen van zo’n 10% van het gehele budget. Er komen vaak onverwachte kosten en problemen bij, met dit budget zou je deze moeten kunnen dekken. Maak een medewerker verantwoordelijk voor de budgettering. Deze persoon maakt de keus of een uitgave veroorloofd kan worden of dat het te veel is. Vraag ook altijd minimaal bij drie verschillende bedrijven een offerte aan om te controleren of je niet te veel betaald.

Posten die redelijk vaak over het hoofd worden gezien zijn kosten zoals: schoonmaakkosten, incl of excl BTW of de de huur van het congrescentrum, is dit inclusief stoelen en dergelijke is of juist niet. Lees altijd in iedere offerte de kleine lettertjes om problemen te voorkomen. Laat contracten ook altijd door meerdere personen lezen zodat je niks over het hoofd ziet.


De juiste congresdatum kiezen


Een congresdatum kan niet zo maar gekozen worden. Een aantal factoren moeten hierbij overwogen worden. Zijn er in de buurt vergelijkbare congressen? Zo ja, op welke datum vinden deze plaats? Je wil namelijk niet twee congressen met hetzelfde onderwerp in dezelfde week plaats laten vinden. Plan een congres nooit op een feestdag of in vakantieperiodes. Een feestdag of vakantie betekent dat werkend Nederland vrij is en nauwelijks mensen interesse heeft. Kies ook altijd de juiste dag. Maandag is nauwelijks geschikt doordat er op die dag vaak werkoverleg plaats vind. Ook woensdag en vrijdag zijn minder geschikt omdat mensen dan vaak vrij zijn. Kies dus voor safe en stel een dinsdag of donderdag vast. Wanneer je jaarlijks een congres houdt is het verstandig om dit kenbaar te maken bij het publiek zodat zij hier rekening mee kunnen houden.


Marketing

Om er voor te zorgen dat je congreszaal vol komt te zitten zul je aan marketing moeten doen. Het is natuurlijk vanzelfsprekend dat de inhoud aansprekend moet zijn en de sprekers interesse moeten opwekken bij de potentiële bezoekers. Een congreszaal is vaak niet gauw gevuld. Niet iedereen die je uitnodigt kan het congres ook bijwonen, het is dus noodzakelijk om een adressenbestand te hebben die groter is dan het maximale aantal deelnemers. Het bereiken van deze mensen zul je via verschillende communicatie kanalen moeten doen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld e-mail en social media. De sprekers die je hebt geboekt kun je tevens inzetten als ambassadeur om nog meer publiek te trekken.

Met deze checklist kun je al een eind op weg. Wil je toch overleggen met een ervaren organisatie op het gebied van congressen? Neem dan eens contact op met congrescentrum Orpheus.




 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Dit vind je misschien ook leuk
Hoe maak je slijm

Hoe maak je slijm

Je eerste associatie met slijm zal wellicht niet positief zijn. Misschien zie je het als iets vies. Slijm heeft geen eenduidige betekenis. Je kunt het interpreteren als het normale speeksel,…
Bericht bekijken