Het organiseren van een vergadering is niet alleen een datum prikken en een agenda opstellen, je moet ook nadenken over de locatie van de vergadering. Hoe kun je de meest geschikte locatie vinden? Waar dien je rekening mee te houden? En waar moet de locatie aan voldoen?

Er zijn een aantal punten die telkens terug komen bij het zoeken naar een geschikte vergaderlocatie.

Soorten locaties

De meest populaire locaties voor vergaderingen en evenementen zijn congrescentrums en vergaderlocaties zoals bijvoorbeeld deze evenementenlocatie Apeldoorn. Vergaderlocaties in kastelen, landhuizen, herenhuizen of bijzondere buitenlocaties worden ook steeds populairder. Het is belangrijk dat de locatie aansluit bij het soort event of vergadering die je wilt organiseren.

Criteria

Belangrijke criteria bij het kiezen van een geschikte vergaderlocatie is de prijs/kwaliteitsverhouding, de ligging en omgeving en de bereikbaarheid. Daarbij is parkeerplaats ook belangrijk. Kwaliteit, klantgerichtheid en flexibiliteit worden erg gewaardeerd door de meeste eventplanners.

Sfeer en uitstraling

Uitstraling en sfeer zijn bepalend voor het gevoel wat je krijgt wanneer je ergens binnenloopt. Wat als belangrijk gezien wordt bij vergaderlocaties is:

• Warme, vriendelijke maar toch zakelijke sfeer

• De uitstraling van de locatie moet aansluiten bij het doel van de vergadering

• De gasten moeten bij binnenkomst opmerken dat het een bijzondere locatie is

Bij het kiezen van een locatie is het handig om vooraf te weten hoe de aangeboden ruimte eruit ziet. Vraag of je de locatie eerst kunt bezoeken of dat het mogelijk is om zoveel mogelijk beeldmateriaal te krijgen. Zo kun je zelf bepalen of de locatie passend is voor jouw event.

Bereikbaarheid

De bereikbaarheid van een locatie is ontzettend belangrijk. De locatie moet namelijk goed bereikbaar zijn zowel met de auto als het openbaar vervoer,  de locatie moet een centrale ligging hebben en voldoende parkeerplaatsen bieden voor de deelnemers. De meest ideale reistijd is tussen de 0 en 60 minuten, ongeacht of er met de auto of het openbaar vervoer gereisd wordt.