Betaalt een bv je factuur niet, dan is de aanpak in de kern simpel:
- stuur eerst een duidelijke aanmaning;
- geef daarna de vordering uit handen;
- onderzoek bij een lege bv of je de bestuurder privé kunt aanspreken.
Hoe eerder je die stappen zet, hoe groter de kans dat je je geld nog ziet. Een debiteur die merkt dat jij niet doorpakt, schuift jouw factuur namelijk steeds verder naar achteren.
Stap 1: stuur een aanmaning met een harde termijn
Begin met een schriftelijke aanmaning waarin je een concrete betaaltermijn noemt, bijvoorbeeld veertien dagen. Dat is meer dan een vriendelijk duwtje: zo’n brief brengt de schuldenaar formeel in verzuim en dat heb je later nodig als je rente en incassokosten wilt vorderen of wilt procederen.
Benoem in de brief het factuurnummer en het openstaande bedrag, en kondig aan wat er gebeurt als betaling uitblijft. Veel debiteuren betalen alsnog zodra ze zien dat je het serieus meent. Blijft een reactie uit, dan weet je dat vriendelijk vragen geen zin meer heeft en is het tijd voor de volgende stap.
Stap 2: geef de vordering uit handen
Na een genegeerde aanmaning kun je de incasso het beste uitbesteden. Veel ondernemers denken dan als eerste aan een incassobureau, en voor eenvoudige vorderingen is dat vaak voldoende: een onbetwiste factuur bij een debiteur die wél kan betalen, maar niet wil. Via een incassobureau zet je dan zonder veel gedoe druk met aanmaningen en telefonisch contact. De kosten vooraf blijven daarbij vaak beperkt.
De bevoegdheden van een incassobureau houden wel ergens op. Betwist de debiteur de factuur, of blijft betaling ondanks alle druk uit, dan is een incasso-advocaat verstandig. Een advocatenkantoor zoals e-Legal incasso advocaten mag namelijk méér dan een incassobureau. Een advocaat kan beslag leggen op bankrekeningen of goederen en kan het faillissement van de debiteur aanvragen. Alleen al het dreigen met zo’n faillissementsaanvraag zet veel wanbetalers in beweging, omdat de gevolgen voor hun bedrijf groot zijn. Veel incasso-advocaten, waaronder e-Legal, werken bovendien op basis van No Cure No Pay: geen resultaat betekent in principe geen kosten.
Stap 3: bv leeg? Kijk naar de bestuurder
Soms blijkt tijdens het traject dat er bij de bv niets te halen valt. Dat voelt als een doodlopende weg, maar dat hoeft het niet te zijn. Een bv beschermt de bestuurder weliswaar tegen privéaansprakelijkheid, maar die bescherming is niet absoluut. De bestuurder kan persoonlijk worden aangesproken, bijvoorbeeld als hij:
- de bv bewust heeft leeggehaald;
- selectief andere schuldeisers heeft betaald;
- verplichtingen is aangegaan terwijl hij wist dat de bv nooit kon betalen.
In zulke gevallen spreken juristen van bestuurdersaansprakelijkheid: de bestuurder is dan met zijn privévermogen aansprakelijk voor de schade, omdat hem persoonlijk een ernstig verwijt te maken valt. De lat ligt hoog en het bewijs komt bij jou als schuldeiser te liggen, dus laat een advocaat eerst beoordelen of jouw zaak kansrijk is. Is dat zo, dan heb je alsnog een route naar betaling die via de bv zelf allang was afgesloten.
Wacht niet te lang met actie
Tijd is bij incasso je grootste vijand. Hoe langer een factuur openstaat, hoe groter de kans dat de debiteur intussen andere schuldeisers betaalt of er simpelweg niets meer te halen valt. Plan daarom vaste momenten in je administratie: aanmanen zodra de betaaltermijn verstrijkt en uitbesteden zodra de aanmaning wordt genegeerd.
Twijfel je welke route past bij jouw vordering? Leg de zaak dan voor aan een incasso-advocaat. Die beoordeelt of druk zetten volstaat of dat zwaardere middelen nodig zijn, en door No Cure No Pay loop je daarbij weinig financieel risico. Zo verandert een openstaande factuur van een bron van frustratie in een concreet plan met een duidelijke volgende stap.
Joost
Redactie